| Documents | Durée minimum de conservation | Précisions |
| Bilan social | 3 ans | |
| Bordereau récapitulatif des cotisations de sécurité sociale | 5 ans | Document à produire en cas de contrôle URSSAF.
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| Bulletin de paie | illimitée | Durée illimitée conseillée (*). |
| Certificat de travail | 30 ans | |
| Contrat de travail | 30 ans | Ce document doit être conservé pendant la durée du contrat, puis 30 ans après sa fin. |
| DADS et tableau récapitulatif annexé | 5 ans | |
| Déclarations des accidents du travail | 3 ans | |
| Déclaration mensuelle des mouvements de main-d'oeuvre | 3 ans | |
| Déclaration unique d'embauche | 5 ans | Document à produire en cas de contrôle URSSAF ou de l'inspection du travail. |
| Document unique du résultat d'évaluation des risques | illimitée | Document tenu à jour en permanence et, en tout état de cause, au moins une fois par an. |
| Documents relatifs aux cotisations UNEDIC | 5 ans | |
| Documents permettant de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié | 1 an | Ces documents doivent être tenus à la disposition de l'inspection du travail. |
| Documents établis au moment de la résiliation, de l'expiration ou de la rupture du contrat de travail | Selon nature des sommes concernées | * 5 ans si salaires
* 30 ans si indemnités
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| Documents relatifs aux vérifications et contrôles en matière d'hygiène et de sécurité du travail (consignes, attestations, rapports...) | 5 ans | En tout état de cause, conservation obligatoire des 2 derniers contrôles ou vérifications.
Possibilité de réunir ces informations, ainsi que les observations et mises en demeure de l'inspection du travail (v. ci-après), dans un registre unique lorsque cette mesure est de nature à faciliter la conservation et la consultation des informations. |
| Fiches médicales | 2 ans | Fiches établies par le médecin du travail à l'issue de chaque examen médical obligatoire. |
| Justificatifs des frais remboursés | 5 ans | Documents à produire en cas de contrôle URSSAF. |
| Notes de service portant prescriptions en matière d'hygiène, de sécurité, de conditions de travail et de discipline | illimitée | |
| Notes de service sur la prise des congés payés et ponts, calendrier des congés payés | 1 an | |
| Observations et mises en demeures notifiées par l'Inspecteur du travail en matière d'hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques | 5 ans | L'obligation de tenir un registre de ces observations a été supprimée par une ordonnance du 24 juin 2004.
Toutefois, l'obligation de conserver ces documents reste fixée à 5 ans. En outre, ces observations peuvent être réunies, dans certaines conditions, avec les documents relatifs aux vérifications et contrôles mentionnés ci-dessus. |
| Reçu pour solde de tout compte | 30 ans | Sur la valeur de ce document, se reporter Annexe A1. |
| Registre des accidents de travail bénins | 1 an | L'employeur retourne ce registre à la caisse régionale d'assurance maladie à la fin de chaque année civile. |
| Registre unique du personnel | 5 ans | Les informations contenues sur ce registre doivent être conservées 5 ans après le départ du salarié, toutefois nous recommandons 10 ans. |
| Réglement intérieur | illimitée | |
| Transaction | 30 ans | A compter du départ du salarié. |
(*) En tout état de cause, depuis la suppression, à compter du 1-8-1998, de l'obligation de tenir un livre de paie, la loi impose à l'employeur de conserver un double des bulletins de paie durant 5 ans.
Le double des bulletins de paie doit pouvoir être présenté immédiatement en cas de contrôle de l'inspection du travail ou de l'URSSAF.
Ainsi, les bulletins de paie doivent être présents dans toute entreprise et tout établissement distinct comportant un représentant de l'employeur ayant le pouvoir de recruter du personnel.
La conservation des bulletins de paie peut s'effectuer sur support informatique.
En ce cas, l'employeur doit mettre à la disposition des agents de contrôle un moyen leur permettant d'accéder directement aux informations stockées et de les éditer sans délai, avec l'aide, si besoin est, d'une personne compétente de l'entreprise. En cas d'externalisation de la paie, les doubles des bulletins de paie doivent être détenus par l'entreprise. |
Durée de conservation des documents sociaux par l'employeur
